Een effectieve planning maken doe je zo!

Plannen, een belangrijke vaardigheid die jammer genoeg niet iedereen even goed beheerst. Waar sommigen zonder enkele moeite overzicht kunnen creëren, lijkt bij anderen plannen niet in het bloed te zitten. Toch is het maken van een planning soms onvermijdelijk. Of het nu gaat om een planning van de vertrekdag van jouw vakantie, het plannen van je werkdag of de planning van het huishouden. Een planning voorkomt een race tegen de klok.
Planning maken

Op deze pagina

Het maken van een planning

Een planning maken klinkt gemakkelijk. Je maakt een lijstje van de dingen die gedaan moeten worden, schat in hoeveel tijd hiervoor nodig is en stelt vervolgens deadlines op. Toch is het maken van een effectieve planning vaak ingewikkelder dan op het eerste gezicht lijkt. Hoe komt dit nu?

De een heeft nu eenmaal meer aanleg voor effectief plannen dan de ander. Dit betekent echter niet dat je deze vaardigheid niet kunt ontwikkelen of je eigen kunt maken. Iedereen beschikt immers over het vermogen om nieuwe kennis op te doen en nieuwe competenties te ontwikkelen. Dat een planning faalt ligt niet per definitie aan jouw eigen kwaliteiten, er zijn namelijk veel factoren die een geslaagde planning in de weg zitten. Dit zijn enkele voorbeelden:

Te weinig informatie

Een goede planning maken op basis van geringe informatie is moeilijk. Toch zijn we er in de meeste gevallen niet van bewust dat we over onvoldoende informatie beschikken om een perfecte planning te kunnen maken. We weten simpelweg niet alles en dat kan samen met verkeerde aannames leiden tot problemen in de planning. Denk hierbij aan de tijdsduur van een bepaalde to-do, wanneer dit verkeerd wordt ingeschat kan het de hele planning beïnvloeden. Te weinig informatie heeft tot gevolg dat emoties en irrationele gedachten gaan overheersen.

Veranderingen

Tijdens het uitvoeren van jouw gemaakte planning kunnen er allerlei dingen veranderen. Zo is de ene taak afhankelijk van de andere en kunnen er onverwachte gebeurtenissen plaatsvinden die jouw plan bedreigen. Tijdens het maken van de planning is het onmogelijk om hier rekening mee te houden, we zijn immers geen helderzienden. We kunnen er wel voor zorgen dat er een bepaalde mate van ruimte en flexibiliteit in de planning zit om verandering op te vangen.

Waarom is het belangrijk dagelijks taken te plannen?

Hoewel het maken van een planning erg kan helpen, wordt het vaak nog als onnodig gezien. Toch blijkt uit onderzoek dat het dagelijks plannen van taken wel degelijk positieve effecten heeft. Niet alleen voor je omgeving, maar voornamelijk ook voor jezelf.

Door dagelijks te plannen creëer je namelijk een duidelijk overzicht van de dag. Hierdoor zorg je niet alleen voor rust in je hoofd, maar vergroot je ook de kans op een geslaagde dag. Niemand zit immers te wachten op een stressvolle dag waarin je continu achter de feiten aanloopt. Bovendien houd je de focus gedurende de dag op dat wat belangrijk is, je raakt minder snel afgeleid door allerlei prikkels. Dit heeft ook tot gevolg dat je beter je grenzen kunt bewaken en tijd kunt maken voor de dingen die je leuk vindt en die je ontspanning geven. Erg belangrijk, want de vierentwintig uur in een dag kun je maar één keer besteden!

Hoe wij onze planning maken

Een planning maken kan op veel verschillende manieren. Net als diverse leerstrategieën, werkt de ene manier voor jou beter dan de andere. Één van de effectieve manieren, de manier die wij gebruiken voor een persoonlijke planning, is de ‘productivity planner’. De productivity planner focust zich vooral op de belangrijkste taak van de dag. In de volgende alinea’s leggen we deze productieve planner verder uit.

De Pomodoro techniek

De productivity planner maakt gebruik van de zogenaamde ‘Pomodoro techniek’. Hoewel de naam je misschien laat denken aan een tomaat, wordt er geen gebruik gemaakt van tomaten binnen deze techniek.
De Pomodoro techniek vindt zijn oorsprong in de jaren ‘80 en is ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Hij merkte dat hij niets gedaan kreeg, omdat zijn omgeving aan zijn hoofd bleef zeuren en hij continu afgeleid was. Om zijn taak gedaan te krijgen en zijn benodigde rust te pakken, gebruikte hij een op een tomaat lijkende timer. Door deze timer op 25 minuten te zetten had hij genoeg tijd voor zijn taak en liet hij bovendien zijn omgeving weten dat hij niet gestoord wilde worden. Na 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten om vervolgens weer een nieuwe Pomodoro te starten.

Tot op de dag van vandaag wordt de Pomodoro techniek van Cirillo effectief ingezet. Door een tijdspanne van 25 minuten te stellen, blijf je gefocust op je taak en kun je jouw taak productief uitvoeren. Wanneer er meerdere taken op het programma staan, prioriteer je vooraf je takenlijst en maak je per taak een inschatting van het aantal Pomodoro’s dat je kwijt denkt te zijn.

De mogelijkheden van de productivity planner

De productivity planner is erg simpel en snel te gebruiken. Door ‘s ochtends vijf minuten van je tijd te besteden aan de planner, heb je de rest van de dag genoeg tijd om belangrijke taken af te ronden en daarnaast voldoende rust te pakken.
Met de productivity planner begin je de dag met een inspirerende quote om vervolgens de belangrijkste taken, minder belangrijke taken, eventuele extra taken en notities op te schrijven. Bovendien vraagt de planner aan het eind van de dag om een productiviteitsscore. Hoe productief was je dag vandaag op een schaal van 1 tot 10? Zowel een dagelijkse als wekelijkse planning en een reflectie is met de productivity makkelijk te maken. Door aan het einde van de geplande dag of week na te denken over jouw effectiviteit, herken je belemmerende patronen en verbeter je jezelf keer op keer.

Effectief plannen is zo geen onmogelijke vaardigheid meer!

Join de community!

Krijg maandelijks nieuwe recepten, uitleg en verhalen van Vitality Control in je mailbox.

Over de auteur

Dit bericht delen?

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Meer in deze categorie

Recente berichten